仕事効率を劇的に上げる8つの方法｜今すぐデキる人になる仕事術とは
仕事効率を上げて、早く仕事を終わらせたいですよね。
限られた時間でたくさんの仕事量をこなし、なおかつ仕事の質が高い人がいます。それに比べて「どうも自分は仕事が遅い」「どうしたらてきぱきと仕事をこなしていけるのだろうか」と悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。
今回は、仕事効率の良い人の特徴や効率良く仕事をするコツについてご紹介します。この記事をじっくり読んでいただければすぐに効率よく仕事を進めて行けるようになります。
一般的に仕事効率が悪いと言われる人の特徴とは
仕事の効率が悪いといわれる人には、共通した特徴があります。仕事の全体像が見えておらず、狭い範囲にしか目を向けていないことが多いです。
仕事効率の上げ方について知る前に、なぜ仕事の効率が悪いのかについて学びましょう。
特徴1. 予定を立てずに業務へ取り組んでいる
物事を効率的に進めるためには、まず最初に目標を明らかにし、目標を達成するための構成を考える必要があります。
構成を考えたら全体を細かいタスクにブレイクダウンした後に、それぞれのタスクをいつまでにやるか、スケジュールを立てます。
効率が悪いといわれる人は、こういった予定を立てずに業務に取り組んでいることが多いです。スケジュールを把握せずに作業する人が多いですね。
特徴2. 今やってる業務が何に役立っているか、なぜ取り組んでいるかを理解していない
仕事効率が悪い人は、仕事全体の流れや目的に対する認識が弱いです。仕事の本質を理解していないと効率は上がりません。担当業務の目的や目標を把握することなく作業をこなしていては、効率化は難しいでしょう。
力を入れるべきところ、それほど力を入れなくていいところの区別がつかず、仕事を的確に進めることができません。仕事効率が悪い人は担当している業務の意味やゴールを理解していないので、仕事の効率を挙げられず、残業も減りません。
特徴3. 気持ちの切り替えが苦手で、一回ミスをすると引きずりやすい
感情のコントロールがうまく出来ないと、仕事に集中することができません。気持ちの切り替えが下手な人は一度ミスをするとそれを引きずりやすく、気分転換ができずにストレスがたまりやすいです。
脳の情報処理のリソースは有限なので、ストレス対応でリソースを使い果たしてしまうと仕事に割り当てる分が少なくなります。このため気持ちの切り替えが苦手で、ミスを引きずりやすい人の仕事効率は良くないと言えます。
特徴4. なんで失敗したのか？後から自分で分析するのが得意じゃない
振り返って分析することが苦手な人の仕事効率はよくありません。失敗するのは悪いことではありません。ある方法で実行して失敗したということは、そのやり方ではうまくいかないという有益なデータを手に入れたのと同じことです。
失敗理由を分析することで成功への距離が縮まります。なぜ失敗したのか後からの分析がない場合、全く改善がなくいつまでも効率の悪い方法で戦わなければなりません。実行したら分析は必須です。
失敗理由の分析が不得意な人は、仕事効率を上げることができません。
特徴5. 仕事を捌くスピードが単純に遅く、定時を過ぎても仕事をするのも珍しくない
仕事効率が悪い人は、単純に一つ一つの作業のスピードが遅い問題があります。
例えばキーボードの入力スピード。ブラインドタッチを習得したり、音声入力を使いこなせれば効率化できますが、最新情報を集めて応用する柔軟性や、改善への強い意志がないと改善できません。
仕事効率が悪い人は、単純に仕事を捌くスピードが遅いため、定時過ぎでも仕事が終わらず連日オフィスで残業になってしまっているケースが多いです。
爆速で仕事を終らせる！今すぐできる仕事効率を劇的に上げる方法8つ
さてここからは具体的に仕事効率を上げる方法についてご紹介します。全て今すぐに始められる内容です。
この方法さえマスターすれば爆速で仕事を終わらせることができます。すぐ実践して、仕事の効率を上げ、空いた時間で新しいことを始めましょう。
改善方法1. 出社したら、まずは1日のスケジュールを細かく立てる
まずは時間管理術です。出社したら最初に1日のスケジュールを細かく立てましょう。何時にどのタスクを処理するのか、全部ノートかスケジュール帳に書き込みます。紙の手帳でもスマートフォンのアプリでもどちらを使っても構いません。
初めにその日やるべきことを全てリストアップし、スケジュールを立てて何時に何をやるのか決めておくことが重要です。
改善方法2. 業務の優先順位をハッキリしておく
その日やるべきこととしてリストアップしたタスクの中には重要度の高いものと低いもの、緊急性のあるものと緊急性の低いものが混在しています。
重要度と緊急性を考慮し、業務の優先順位を付けることは非常に大事です。優先順位の高いものから先に処理していくことで気持ちに余裕が生まれ、効率がアップします。優先順位を考えてスケジュールを立てましょう。
改善方法3. 一つの工程ごとに時間を区切って仕事に取り組む
大きなタスクは細かい工程に分解し、一定数の工程を終了させたら少し休憩して、次の工程に着手するというやり方がおすすめです。休憩がなければ、疲労やストレスがたまり、こなしている仕事の質もスピードも下がります。
仕事の優先順位を立てた後は、大きな工程を小さな工程に分けてスケジュール立てし、どこで休憩を取るかをしっかりと決めて実行することで、仕事効率を上げることができます。
改善方法4. 一度に全部の仕事を捌こうとせず、順番に一つずつこなしていく
たまっている仕事を一同に全部捌こうとしても無理です。マルチタスクと言う言葉がありますが、実際には人間が同時に複数の作業をこなすことはできません。
同時並行で進めているように見えて、実際にはある作業を少しだけやったら中断して別の作業を始めているだけです。小刻みに複数の作業の開始と中断を繰り返しているのです。
これでは逆に効率が悪くなってしまいます。一度にたくさんの仕事を全部捌こうとせず、小さな仕事1つずつ確実に順番に終わらせていく方が、結果的に全体の仕事時間を少なくできます。
改善方法5. 自動化できる部分は積極的にツールやシステム、アプリを活用する
テクノロジーの進歩はどんどん取り入れると良いです。昔ながらのやり方をいつまでもかたくなに続けるのではなく、自動化できる部分は積極的にツールやシステム、アプリに頼ってしまった方が、手間も時間も省けます。
現在、利益を出している企業の内容を見ても、普遍的なニーズをITの力で効率化しているビジネスが多いです。
ITの進化の恩恵は素直に受け入れ、自動化できる部分はツールやアプリを活用することで効率化することができます。
改善方法6. 集中力が切れたら、無理に仕事しようとせずリフレッシュをする
ひたすらゴリゴリ作業を続ければ効率が上がるいうものではありません。集中力が途切れたら、無理に仕事を続けるのではなく休憩をとりましょう。
一定時間集中して作業したら、短時間休憩し、しっかりとリフレッシュしてから、また作業開始するようにしましょう。
集中力は有限です。ヘタな使い方で無駄遣いせず、大事に使いましょう。集中力を丁寧に取り扱うために疲れたら無理に仕事しようとせずリフレッシュして下さい。
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改善方法7. なるべく重いタスクはフレッシュな朝一でさばくようにする
重いタスクは後回しにせず、なるべく朝一番に終わらせた方が良いです。重い仕事は後回しにすればするほどやるのがイヤになって、心が重くなっていきます。
余力がたくさんある朝のうちに1番重いタスクをやりきってしまうことで、心の重荷が取れます。
「あれをやらねば」という心の重荷がなくなることで、その他の仕事をすいすいこなせるようになります。重いタスクは自分が一番元気な朝のうちに終わらせてしまうようにしましょう。
改善方法8. 力を入れるところ、抜くところをしっかりと見極める
仕事を進める上で、ずっと力を入れっぱなしでいる必要はありません。
大事なのは全体の中の重要ポイントを見極め、力を入れるべきところを把握したら、そこでは全力を出し切り、あまり重要ではないポイントでさらっと流す仕事術を身につけることです。
メリハリの付いた仕事をするためには仕事の目的は何か、最終目標は何か、しっかりと理解していなくてはなりません。仕事効率化のためには仕事を理解すること。力を入れるところ、抜くところのメリハリが大事です。
最近のビジネスマンは仕事効率化アプリを活用する人も多い
最近のビジネスマンはうまくアプリを活用して効率化に成功している人も多いです。
できるビジネスマンがどんなアプリを使って仕事を効率化しているのか見てみましょう。今回は仕事効率化に役立つアプリやパソコンのツールを厳選して5つご紹介します。
ぜひ仕事効率化の参考にして下さい。
人気アプリ1. 『Refills』
『Refills』はスマートフォン用の仕事効率化アプリです。iOS版とAndroid版があります。
『Refills』を使うとまるでビジネス手帳のような見た目と使い心地で、スマートフォン上で直感的にスケジュール管理することができます。スマホOSの標準カレンダーとの同期や連携が可能で便利です。
『Refills』は紙の手帳とスケジュール管理アプリのいいとこ取りをしたい人におすすめです。
人気アプリ2. 『Evernote』
『Evernote』は端末をまたいで使用することができるメモアプリです。
『Evernote』を使うことでスマートフォン、タブレット、パソコンで書いたメモを共有することができます。Evernoteにはテキストだけでなく画像の保存も可能です。
『Evernote』で書いたメモはクラウド上に保存されます。自分でセーブしなくても自動的に保存されていて助かります。オフィスで作成した文書もEvernoteを使うことで移動中に続けて執筆することができます。Evernoteは移動中や複数の拠点で仕事をしたい人におすすめのアプリです。
人気アプリ3. 『Things 3』
『Things 3』はiOSとMacOS上で動作するタスク管理アプリです。iOS版が1,200円、とMacOS版が6,000円の有料アプリです。
『Things 3』を使うと登録したタスクの中にチェックリストや、タグや期限などのサブ情報を作ることができます。またタスクが増えてきたら「プロジェクトとしてまとめることもできますし、カレンダーアプリとの連携にも対応しています。
『Things 3』を使用することで、効率的にタスクを処理し、なりたい自分に近づくことができます。
人気アプリ4. 『ChatWork』
『ChatWork』は無料で使えるクラウド会議室アプリです。スマートフォンやPCなど複数のデバイスで同時に利用することができます。オフィスに出向くことなく複数名でのコミュニケーションを活性化するツールです。
『ChatWork』』はメール、電話、会議のかわりをします。1対1の個別チャットにも対応しますし、複数のメンバーでのグループチャットも可能です。また全員で参照する資料のファイルを共有する機能もあります。
『ChatWork』は複数のメンバーが所属する大きなプロジェクトのタスク管理に向いています。
人気アプリ5. 『Eight』
『Eight』は個人向け名刺管理アプリです。iOS版と Android版があります。スマートフォンで名刺を撮影するとアプリに登録することができます。
『Eight』は人力OCRに対応しており、データの認識精度が高いのが特徴です。専門のオペレーターが名刺の画像を目で見て入力する仕組みなので時間はかかりますが正確で、自力手作業での再入力の手間が省けます。
『Eight』は多くの名刺を効率的に管理したい人に向いています。
通勤中にも読める仕事効率がアップするおすすめの本3冊
最後に、読むと仕事効率がアップし、人生が変わるおすすめの本を厳選して3冊ご紹介します。
いずれも通勤中にさらっと読めて有益な本です。仕事の効率をアップして限られた時間を有効に使いたい人はぜひ参考にしてください。
おすすめの本1. 『手抜き力』齋藤孝(著)
明治大学教授である齋藤孝さんの『手抜き力』は自分の持っている全てのリソースを効率的に活用するための本です。どちらかと言うとまじめで完璧主義な人に向いています。
手抜き力とは本質をとらえる力です。重要な部分、求められている本質にはこだわるが、他の無駄な部分にはこだわらず、あえて手を抜くことを進めている本です。
この本を読むと無駄や徒労感によるストレスが軽減され、時間にも心にもゆとりが生まれます。
Amazonで詳細を見るおすすめの本2. 『エッセンシャル思考』グレッグ・マキューン(著)
グレッグ・マキューンの『エッセンシャル思考』は少ない時間で重要なことをやり遂げるために99パーセントの無駄を捨て、1%の本質に集中する方法を教えてくれる本です。
筆者はアップルやGoogle、Facebookにツイッターといった、そうそうたるIT企業のアドバイザーを勤めています。
『エッセンシャル思考』はやりたいことをするために「何をしないか」を選択できるようになる本です。具体的な事例が多く軽い読み心地で、移動中にも負担なく読み終えられます。
Amazonで詳細を見るおすすめの本3. 『仕事が速い人ほどマウスを使わない！ 超速パソコン仕事術』岡田充弘(著)
『仕事が速い人ほどマウスを使わない！ 超速パソコン仕事術』は「ショートカットキー」や「パソコンの設定」を活用した徹底的な効率化が分かる本です。
また必要な情報を最速で探し出すための「検索技術」やパソコンの中で必要なファイルをすばやく探せる「整理術」にもフォーカスしています。現代のIT環境で役立つ効率化の技が多く紹介された本です。
本書で紹介する方法を使えば、仕事が劇的に速くこなせるようになります。即効性のある仕事効率化の技術を求めている人におすすめです。
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仕事効率が悪いといわれる人の特徴と、劇的に効率を改善する方法をご紹介しました。なぜか仕事に時間がかかると悩んでいる方に参考にして欲しいです。
効率化を実現して仕事を早く終えれば、残業も減って本当にやりたいことに使える時間が増します。無駄を捨てて本質に集中することは理想の人生を生きること。夢の実現に近づけるよう、頑張ってください。
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