“説明が下手な人”の特徴とは？話が伝わらない原因＆改善方法を解説
説明が下手な原因を改善する画期的な方法を紹介
上司や先輩から、「説明が下手」「話が分かりにくい」などと言われた経験はないでしょうか。
仕事上では物事を的確に伝えるスキルが必要とされるので、説明が苦手だと悩んでしまいますよね。
そこで今回は、説明下手の原因と改善方法を徹底解説。
さらに、説明が下手な人の特徴や短所、身近に説明下手な人がいる時の対処法についてもお伝えします。分かりやすく説明する力を身につけて、仕事やプライベートに役立てましょう。
説明が下手と言われる人に共通する特徴｜要点をまとめられない人の共通点とは
説明が下手な人には、話の組み立て方や話す内容に共通の特徴があるものです。まずは、説明が下手と言われる人に共通する特徴を8つ解説します。
自分に当てはまるものがないか、ぜひチェックしてみてくださいね。
- 時系列や会話の内容がバラバラ
- 論理的ではなく、感情的に話している
- 主語を抜いて話すことが多い
- 言いたい趣旨をまとめていない
- 同じことを復唱している
- 早口で話していて、聞き取りづらい
- 質問を返されてもうまく答えられない
- 説明内容が抽象的すぎて分かりづらい
説明下手な人の特徴1. 時系列や会話の内容がバラバラ
説明が下手な人は、頭の中で思いついたことをそのまま口に出してしまうので、話の流れがぐちゃぐちゃになって要点が分からなくなります。
話の流れが前後したり、同じことを繰り返し言ったりするのは、説明が下手な人の代表的とも言える特徴です。
また、1つの話題からあちこちに話が飛ぶこともあり、聞き手は話についていけず混乱してしまいます。
説明下手な人の特徴2. 論理的ではなく、感情的に話している
主観が強く、何事も感情で判断しがちなタイプの人は、客観的や論理的に話をするのが苦手です。
物事を順序立てて説明することが難しく、自分の感情を中心に伝えようとするので、要点がなかなか上手く伝えられません。
どちらかというと、感受性が豊かな女性の方が論理的に話すのが苦手な傾向があるようですが、男性でも主観的に話しがちな人は多くいます。
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説明下手な人の特徴3. 主語を抜いて話すことが多い
会話の中で主語が抜けると、誰の話なのか、何について話しているのか、聞き手に伝わりづらくなってしまいます。
聞き手は説明の途中で「これは誰のことを指しているんだろう」と度々疑問を抱くことになるので、話の内容に集中できません。
また、「これは誰のこと？」と確認を挟む手間も増え、聞き手を苛立たせてしまうこともしばしばあります。
説明下手な人の特徴4. 説明やプレゼンをする前に、言いたい趣旨をまとめていない
一番伝えたいことや結論を意識せずに説明を行うと、結局何が言いたいのか伝わらず、聞き手を困惑させてしまいます。
説明が下手な人は、事前に要点を整理できていなかったり、そもそも説明する内容を自分自身が理解できていなかったりする場合も。
伝えたい趣旨が曖昧なままでは、説明やプレゼンが分かりにくいものになるのは当然です。
説明下手な人の特徴5. 同じことを復唱している
話の要点をあえて復唱するのは上手な伝え方の手法として有名ですが、大切でない部分を何度も繰り返すのは聞き手を間延びさせ疲労感を与えます。
要点のない話をダラダラと繰り返す、話が戻ってまた同じ話が始まる、というようなことも説明が下手な人の特徴です。
聞き手に対して、要点を分かりやすく簡潔に伝えようとする意識が低いのが原因だと言えるでしょう。
説明下手な人の特徴6. 早口で話していて、聞き取りづらい
どんなに論理的で要点が分かりやすい説明でも、早口で話されるとうまく聞き取れず頭に入ってきません。
聞き手は言葉を聞きとるだけで精一杯になるため、内容をスムーズに理解することができないのです。
説明が下手と言われる人の中には、普段から話すスピードが早い人や、緊張や焦りが理由で早口になってしまう人も少なくありません。
説明下手な人の特徴7. 質問を返されてもうまく答えられない
質問に答えられないのは、説明した内容を自分自身がきちんと理解できていない、あるいは、伝えたい趣旨をきちんと整理できていないからです。
何のために説明するのか、聞き手に何を伝えるべきなのかが分かっていないため、質問に対してうまく答えられません。
また、説明した内容の理解不足によって、聞き手の質問の意図を正確に理解できず、やや的外れな返答をしてしまうのも説明下手な人の特徴でしょう。
説明下手な人の特徴8. 説明内容が抽象的すぎて分かりづらい
説明の際に主語や具体的な数字がないと具体的なイメージができないため、聞き手はざっくりとしか概要を理解することができません。
もし、仕事上で「在庫はまだ余裕があるので心配ないです」「結構たくさん入っているので長持ちします」などと抽象的な説明をすれば、お互いの思い違いから後々トラブルに発展する恐れもあります。
説明が下手な人は主観が強い傾向があり、自分の感覚と他人の感覚が同じだと思って話をしがちです。
なぜ伝わらない？人に説明するのが下手と言われてしまう原因
説明下手を改善するためには、話を上手く伝えられない具体的な原因や理由を知ることが大切です。続いては、説明が下手と言われてしまう主な原因や理由を解説します。
説明が苦手で悩んでいる人は、きっと当てはまるものがあるはずですよ。
説明下手になる原因1. 相手に伝えたいことがまとまっていない
伝えたいことが曖昧なまま話をすると、要点がぼやけて何が言いたいのか分からなくなり、説明が下手だと思われてしまいます。
何のために説明するのか、伝えた後は相手にどうなって欲しいのかを、事前にしっかり考えられていないのが説明下手の原因です。
そもそも、相手に一番伝えたいことが明確にまとまっていなければ、分かりやすく伝えることができないのは当然でしょう。
説明下手になる原因2. 聞き手への思いやりが足りていない
どんな伝え方をすれば理解しやすくなるのか、正確で簡潔に伝えるにはどうすればいいかなど、聞き手に配慮する気持ちが足りていないのも原因です。
例えば、「忙しい人には要点を絞って簡潔に説明する」「機械に疎い人には専門用語は避ける」というように、聞き手によって伝え方を変えることができないのが説明が下手な人。
聞き手への配慮や思いやりが足りていないため、自分本位な説明の仕方になりがちです。
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説明下手になる原因3. 会話を組み立てて話せていない
特に主観的で感受性が豊かなタイプの人は、物事を順序立てて論理的に伝えるのが苦手です。
思いついたことをそのまま話してしまうので、話の内容が前後したり、いきなり別の話題に飛んだりして分かりにくくなってしまいます。
話の流れに一貫性がなく、要点が掴みにくいため、話が分かりにくい印象を強く与えてしまうのです。
デメリットが多い？話すのが下手な人の短所を紹介
「物事を説明するのが苦手」「自分の考えを上手に表現できない」という人は、仕事はもちろん、プライベートでも損をしがち。
話が上手く伝わらないことで、具体的にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。
ここでは、説明が下手な人の短所を解説します。
短所1. 自分の意見や考えを相手にしっかり伝えられない
自分の真意や本当の気持ちを上手に伝えられないのは、仕事でもプライベートでも大きな損です。
例えば、他人と意見がぶつかった時など、自分の気持ちをしっかり言葉で説明できなければ、誤解されたり受け流されたりしてしまう可能性があります。
また、分かりにくい説明は聞き手にストレスを与えるため、会話に悪い印象を持たれることも少なくありません。
短所2. 会社の場合、仕事ができない印象を抱かれやすい
正確な説明ができる、自分の考えを分かりやすく伝えられる、というのは社会人として求められるスキル。
上司や先輩から「説明下手で何を言っているのか分からない」と思われると、仕事ができないイメージを抱かれやすくなります。
コミュニケーション能力に不安があると判断されれば、営業先に連れていけない、新しいプロジェクトを任せられないなどと、仕事のチャンスを失う可能性もあるのです。
短所3. 何度も説明するため、時間を無駄にしやすい
一度の説明で上手く伝わらなければ、もう一度説明を求められることになります。
限られた仕事の時間を説明のために費やしてしまうのは、自分と聞き手の双方にとって時間のロスです。
時間に余裕がある時なら、多少分かりにくくても丁寧に対応してもらえるかもしれませんが、忙しい時に要点のハッキリしない説明をすると、相手を苛立たせてしまうこともあるでしょう。
人に伝えるのが苦手な人が説明下手を改善する方法とは
ここでは、説明が下手なのを改善して話が上手くなる方法をレクチャーします。
これからご紹介するいくつかのポイントを意識することで、話し上手な人にグッと近付けるはずです。
日常会話の中で練習やトレーニングを重ねて、プレゼン力の向上を目指しましょう。
克服法1. 話す前に説明したい内容をまとめておく
プレゼンや商談、話し合いなど説明をする場面では、どうしても緊張や不安が強くなってしまうもの。
説明する内容の要点や必ず伝えたいポイントを事前にまとめて、簡単な台本のようなものを作っておくと、いざ説明する時にスムーズです。
また、しっかり準備することで説明する内容の理解が深まり、伝えるべき要点の情報が自然と整理されます。
克服法2. 相手が聞き取りやすいよう、ゆっくり丁寧に話すのを意識する
ゆっくりと丁寧な口調で話すことで、相手に分かってもらいたい気持ちや配慮が伝わり、しっかりと耳を傾けてもらいやすくなります。
もし疑問点があれば質問しやすいように、適度な間合いを取りつつ、相手の表情や返事を確認しながら説明をするようにしましょう。
説明上手な人というのは、相手の理解や疑問を把握しながら、相手の視点に立って丁寧に話を進められるものです。
克服法3. 同じことを繰り返し言わず、端的に要点だけを伝えるのを心がける
同じ内容を繰り返す話や、長々とした説明は、相手を疲れさせてしまいます。説明下手を改善するためには、要点と結論を簡潔に伝えることが重要。
まずは結論、次に要点をいくつか伝えるだけで大体のことは理解してもらえますよ。
例えば、上司へ説明や報告をする場合、「開発の承諾が得られました。来月からスタートで責任者は〇〇です」と、結論と要点を絞れば無駄がありません。
克服法4. 相手が理解できているか確認しながら説明を続ける
説明をする時は相手の目や表情を見て、理解してもらえているかどうかを確認しながら進めるのが大切です。
何か考えているような様子や不思議そうな表情をしていれば、「何か疑問点がありますか」と声をかけるようにしましょう。
疑問点を丁寧に解説しながら、相手の理解の度合いに寄り添って説明をすることで、説明下手は改善されていきます。
克服法5. 説明が上手になる本を読んでプレゼン力を高める
人前で上手に説明できるようになるためのノウハウや、論理的思考を身につける方法が解説された本を読むのも、説明下手を改善する有効な方法。
伝わる文章の組み立て方や情報整理の仕方が身につき、周囲とのコミュニケーションも良好になります。
説明上手になるための具体的な練習法やトレーニング内容を紹介する本もあるので、本格的に自分を変えたい人にはおすすめです。
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伝え方が下手と言われる人に読んで欲しいおすすめの本3冊
上司や先輩から説明が下手と言われて悩んでいる人は、本から知識を得るのもおすすめです。
説明上手になるための練習法やトレーニング内容が解説されている本もありますよ。説明が下手な人に読んで欲しいおすすめの本を3冊ご紹介します。
おすすめの本1. 『伝えることから始めよう』高田 明(著)
自伝的な要素が強い内容ですが、全体を通して伝えることの大切さやノウハウが散りばめられています。
また、伝わるコミュニケーションについて詳しく解説されている章もあるので、伝えることで人の気持ちを掴みたい人や説明上手になりたい人にぜひおすすめです。
Amazonで詳細を見るおすすめの本2. 『言いたいことがキチンと伝わる説明力の基本』工藤 昌幸/松井 寿夫(著)
論理的思考など高度な説明テクニックを難しく感じる人のために書かれた一冊です。説明したいことを整理する方法が優しく解説されており、基本的な説明力が身につきます。
「何が言いたいのか分からない」とよく言われる人や、言いたいことが上手く伝えられずに悩んでいる人に読んで欲しい内容です。
Amazonで詳細を見るおすすめの本3. 『伝え方が9割』佐々木 圭一(著)
具体的な事例を用いた説明が多く、シンプルで分かりやすい内容となっています。
好意的に受け取ってもらえる伝え方や、相手の警戒心を解く言葉の技術など、日常で使えるテクニックが満載。
文章の上手な組み立て方も解説されており、伝え方の技術を身につけて説明上手になりたい人にぴったりです。
Amazonで詳細を見る自分ではなく、身近に話が下手な人がいる場合の対処法
物事を伝えるのが苦手な人というのは、男性女性を問わずどこにでもいるものです。
説明が下手で何が言いたいのか伝わらない人が身近にいる場合、どう対応するといいのでしょうか。
ここからは、説明が下手な男性や女性の対処法を解説します。
対処法1. オウム返しをして相手の説明を再確認する
情報伝達で一番気をつけなければいけないのが、誤った理解や解釈をしてしまうことです。
分かりにくい説明をされた時は、「それは〇〇という解釈で合っていますか」「つまり、〇〇ってことですよね」などと、相手の説明を再確認するようにしましょう。
要点の曖昧な部分は必ず確認するように気をつけると、大きな思い違いやトラブルを防止できます。
対処法2. 理解できるまで聞き直す
説明が下手な人と会話をする時に、「恐らくこういう意味だろう」と自分の中で結論を出すのはミスやトラブルの元です。
疑問点を全て確認するのは手間がかかることですが、曖昧な部分はハッキリ分かるまで質問して、きちんと理解するようにしましょう。
説明下手な人に「どういう意味ですか？」と聞き直すと、主語や説明があやふやな返事をされる可能性があるので、「〇〇という意味でいいんですよね」などと、イエスかノーで答えられる質問にするとスムーズです。
説明が下手な人は少しの意識で自分を変えてみてくださいね。
説明が下手なのを自覚すると、人前で話すことに気が引けたり、コンプレックスに感じて悩んだりしてしまうものですよね。
ですが、今記事でお伝えしたように、説明をする時にいくつかのポイントを意識するだけで、誰でも分かりやすい説明ができるようになります。
まずは、少しずつでも一歩一歩着実に、説明下手を改善していきましょう。地道に努力を続けていけば、いつの間にか説明上手な人になっているはずですよ。
【参考記事】はこちら▽
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